Código de Conduta Ética

CÓDIGO DE CONDUTA ÉTICA LIFESHUB

Mensagem Inicial

Agir de forma ética e transparente não é simplesmente uma questão de imagem ou tentativa de evitar problemas legais. Entendemos que é uma forma de ser de todos que compõem nossa Organização e que garante nosso orgulho de fazer parte!

Integridade, honestidade e respeito no trato com os colegas de trabalho, dirigentes, clientes, parceiros e fornecedores é nossa obrigação e compromisso com a construção de relações mais saudáveis e prósperas.

Propósito da LifesHub

O presente documento reúne os princípios e valores adotados pela LifesHub e tem como objetivo servir como regimento interno, tendo como propósito promover uma postura homogênea entre todos os envolvidos na empresa na condução de suas atividades dentro dos estritos padrões técnicos, morais e éticos reconhecidos pela sociedade nacional e internacional.

A abrangência do Código de Ética

O código de conduta vincula todos os colaboradores da LifesHub que integram a sua equipe sendo eles os dirigentes, acionistas, colaboradores, parceiros, clientes, terceiros e fornecedores da empresa.

Compromisso com uma boa conduta

Consideramos que a boa conduta de todos os que fazem parte da empresa LifesHub é um padrão primordial, pois representa nosso compromisso com a ética, de maneira íntegra. Dessa forma, todos os colaboradores diretos e indiretos e também os parceiros são incentivados a adotar normas e princípios eticamente direcionados.

Como o incentivo ético permeia toda e qualquer conduta da empresa são estritamente vedadas ações contrárias, dessa forma, uma boa conduta alinhada à LifesHub, tem relação com:

A não utilização da condição de membro da LifesHub para qualquer tipo de favorecimento pessoal;
O cumprimento de todas as normas e regras da LifesHub;
A informação de qualquer tipo de violação ou descumprimento às normas práticas e posturas exigidas nesse Código;
A garantia da confidencialidade e privacidade dos dados da LifesHub, relacionados a clientes, parceiros e negócios;
O maior zelo com as informações privilegiadas, acessíveis por força do cargo ou de responsabilidades, pois são dados relevantes confiados, que não devem ser disponibilizados ao público, devendo ser tratados com rigor e sigilo adequados;
Agir com respeito aos produtos intelectuais da LifesHub;
Zelar pela boa imagem e reputação da LifesHub;
Agir com respeito, cortesia e cordialidade com todos os membros da equipe, parceiros e outros profissionais, independentemente da posição ocupada;
Fazer repúdio imediato a qualquer tipo de assédio sexual, moral ou discriminação negativa, qualquer outro tipo de violência física ou verbal, intimidação, coação, ameaça ou humilhação, bem como informar, imediatamente, ao Assistente Externo de Compliance para apuração imediata da conduta;
A garantia completa de transparência das ações realizadas;
O repúdio a toda e qualquer ação no sentido de ganho pessoal próprio ou para benefício de familiares ou amigos próximos;
O repúdio ao recebimento de dinheiro ou qualquer outro tipo de valor, propriedade ou serviços, de modo direto ou indireto, de fornecedores ou de terceiros;
O evitamento de situações de conflito de interesses, reportando ao Assistente Externo de Compliance qualquer situação que tenha possibilidade de assim ser interpretada, para que haja a tomada de decisões embasadas, sobretudo, em direcionamentos éticos;
O respeito à livre concorrência, de modo que qualquer contato que precise ser realizado com concorrentes diretos deve ser feito de forma cautelosa, a partir de uma estratégia anteriormente alinhada na Empresa, pautada na ética e no cumprimento das leis de concorrência, para evitar práticas ilegais, fraudes e abusos de poder;
A procura em considerar e respeitar as expectativas de todos os clientes, levando em consideração suas especificidades, na tomada de decisão;
A análise de riscos prévia, sempre na contratação de parceiros comerciais, a partir da avaliação do potencial fornecedor em relação à saúde, segurança, ao meio ambiente, à reputação, à integridade; às qualificações, à conduta e à possibilidade de atendimento às necessidades da LifesHub, de acordo com sua política;
O zelo na segurança da informação, a partir do uso adequado de sistemas de TI, de maneira a dificultar a exposição a riscos, como ataques de vírus, invasões e violações da segurança da informação.

Compromisso com as pessoas: ambiente de trabalho

Não permitimos qualquer tipo de tratamento pessoal desrespeitoso e antiético entre as pessoas, coibindo qualquer conduta ou manifestação que represente discriminação de qualquer natureza.

É nosso compromisso desenvolver um ambiente de apoio afirmativo a toda e qualquer forma de discriminação positiva, para ensejar a igualdade, seja ela:

de gênero, para conformarmos com às necessidades próprias das mulheres e seus inúmeros papéis na sociedade brasileira;
de raça, para acolheremos e darmos visibilidade às pessoas que se autodeclarem negras ou pardas;
de pessoas LGBTQIA+, para garantirmos o espaço de diversidade de orientação sexual;
de pessoas idosas ou jovens, para estimularmos as experiências intergeracionais com o respeito as suas qualidades pessoais e vivência profissional;
de pessoas com deficiência, para podermos garantir a sua integração ao trabalho.

Compreendemos também que além da necessidade de uma política interna, essa deve transcender para as práticas de relacionamento com nossos clientes, estimulando o engajamento e a preocupação com condutas e políticas não discriminatórias.

Compromisso com os nossos clientes

Desenvolvemos serviços que agregam benefícios reais.
Cumprimos nossas promessas mantendo os serviços dentro de suas especificações.
Prestamos serviços com boa relação custo / benefício, adequados a cada situação.
Informamos as práticas para utilização correta e segura dos serviços.
Reportamos com feedback constante e dentro das nossas limitações o cliente em cada atitude tomada que esteja envolvendo seu nome em toda a cadeia do serviço.
Registramos e solucionamos as reclamações sobre os serviços e tomamos as medidas necessárias para aprimoramento da eficiência e eficácia do serviço

Compromisso com fornecedores e terceirizados

A integridade é, para nós, critério de elegibilidade e de manutenção de contratos. Honramos contratos, condições, valores e prazos acordados. Priorizamos os fornecedores com elevado padrão ético. Damos preferência a fornecedores vizinhos, que atendam nossos requisitos de qualidade e custos. Priorizamos fornecedores comprometidos com o resultado final e com a ética de conduta anticorrupção.

Compromisso em Contratos com a Administração Pública

Todo e qualquer ato de nossos representantes no âmbito da relação com pessoas jurídicas de direito público, nacionais ou estrangeiras, se pauta pela ética e a transparência, visando a conformidade com a legislação brasileira e internacional de compliance.

Não prometemos, oferecemos ou concedemos, direta ou indiretamente, qualquer vantagem indevida, seja ela pecuniária ou não, à agente público ou terceira interposta pessoa, objetivando melhorar sua condição como competidora ou executora de contrato público. É vedado aos nossos colaboradores e representantes comprometerem-se com qualquer tipo de prática ilícita, bem como realizar pagamentos não previstos na legislação ou no contrato.

Quando participamos de concorrências públicas, mantemos os mesmos valores e condições apresentadas a clientes privados, como forma de garantir a integridade e a expertise contida em nossos serviços e produtos.

Mantemos agenda e registros específicos de todos os contatos e reuniões com agentes públicos. Na atuação junto aos órgãos públicos, priorizamos a realização de atos na forma escrita, peticionando, ou em reuniões com a presença de mais de um colaborador/representante LifesHub.

Compromisso com parceiros

Quando da formação de parcerias, zelamos para que, na eleição dos parceiros, identifiquem-se empresas e grupos igualmente comprometidos com os propósitos éticos e concorrências.

Nossa participação está condicionada à anuência dos parceiros às normas do presente Código de Conduta por meio de termo de compromisso e responsabilidade, que pode ser dispensado caso a parceira tenha um programa de integridade próprio compatível com o presente Código de Conduta.

Nos documentos que celebram parcerias, incluir-se-ão anexo específico que disciplinará o relacionamento, a divisão de tarefas, as responsabilidades e a prestação de contas específicas e individualizadas.

Quando o parceiro desrespeitar as normas de conduta do presente Código ou as suas normas próprias, assume-se o compromisso de, imediatamente, notificar a situação a quem represente, no âmbito da parceria o controle e a fiscalização da conformidade dos atos. Nos casos de descumprimento de normas e cometimento de atos ilícitos, reservamos o direito de pedir o fim da parceria e, quando for o caso, noticiar aos órgãos de controle e fiscalização.

Compromisso com o desenvolvimento socioambiental e a sustentabilidade

Agimos de forma sustentável para manter os recursos socioambientais e propiciá-los para as futuras gerações, buscando a economia de recursos e o uso consciente e socialmente responsável.

Buscamos no desenvolvimento de tecnologia digital, soluções que minimizem o uso de papel e a locomoção para reduzir o impacto ambiental.

Atuação junto aos órgãos públicos fiscalizadores

Comprometemos-nos a colaborar e apresentar em tempo hábil todas as informações e solicitação relativa à regularidade fiscal, contábil e societária.

Recebemos todos com urbanidade e respeito, disponibilizando todos os itens relevantes aos fiscais e agentes públicos quando solicitados nos limites legalmente estabelecidos

Nossas políticas específicas de Compliance

Conflito de Interesse:

Entendemos como conflito de interesse quando os nossos interesses enquanto profissionais atuantes na LifesHub em face aos nossos relacionamentos pessoais interfiram ou pareçam interferir em nossa habilidade em tomar decisões em prol da empresa.

Alguns exemplos de Conflitos de Interesses, mas não somente:

Contratar um fornecedor da empresa para fins pessoais e esta relação particular o impede de tomar decisões justas, enquanto profissional da empresa;
Possuir outro emprego que afete o seu desempenho na empresa;
Praticar atividades externas que envolvem informações ou conhecimento da organização;
Ter amigos ou parentes que são colaboradores ou clientes da concorrência, ou fornecedores da LifesHub. Se você lidar com esta situação, tome cuidado para que sua amizade ou parentesco não afete ou dê a impressão de afetar sua habilidade de atuar pelo interesse da empresa.

Relacionamento com Pessoas Politicamente Expostas:

Realizamos atuação preventiva para documentar contratos, entregas e pagamentos de serviços quando nos relacionamos com “Pessoa Politicamente Exposta”, seus parentes e intermediários que atuarem em função pública de gestão nos últimos 5 (cinco) anos, por meio de Declaração específica.

Nossa política é de autodeclaração. NÃO realizamos prévia busca ativa em banco de dados públicos abertos ou sistemas privados de dados. Em casos de declaração positiva de pessoa publicamente exposta, quando necessário e com anuência prévia da pessoa declarante realizamos verificação exclusivamente em lista oficial com dados públicos abertos.

Qualquer dúvida de colaboradores sobre situações de conflito de interesse ou da inclusão ou não como pessoa politicamente exposta pode ser dirigida ao assistente externo de compliance para esclarecimentos adicionais.

A política de segurança da informação, confidencialidade e dever de informar

Mantemos uma política de governança adequada à legislação e às melhores práticas sobre dados e informações pessoais de sócios, clientes, fornecedores, intermediários e parceiros.

Em nossos serviços e atividades, preservamos a privacidade e proteção de dados de toda e qualquer informação ou dados dos clientes, nos termos da legislação vigente. O uso autorizado e legítimo de dados pessoais de clientes é feito de forma criteriosa, buscando minimizar a exposição do risco de dados pessoais.

Somos diligentes e cuidadosos no acesso a dados e comunicações pela via informática, em especial, o uso de e-mail, acesso a sistemas informativos, para evitar perda de dados, ou outro tipo de fraude ou crime informático.

A transparência nos registros contábeis e balanços patrimoniais

Nosso registro contábil e balanço patrimonial é feito de forma transparente, precisa e clara, observando as normas fiscais e contábeis específicas. Nossos processos internos controlam toda e qualquer movimentação de valores para monitorar o fluxo de transações e a manutenção de documentação pertinente.

Orientamos todas as pessoas envolvidas para prevenir qualquer tipo de colaboração ao terrorismo, ou outros crimes, especialmente, a prevenção à lavagem de dinheiro.

Canais de comunicação e garantia de não retaliação

As pessoas que quiserem noticiar qualquer ato ou situação que julgarem inadequados e em desconformidade com o presente Código poderão fazê-lo por meio do e-mail: canaldecomunicacao@lifeshub.com.br.

Garantimos o sigilo da autoria de todas as notificações, que serão encaminhadas ao nosso Assistente Externo de Compliance.

A notícia de ato de não conformidade seguirá o seguinte tramite:

avaliação da sua admissibilidade pelo Assistente Externo de Compliance, preservando o sigilo dos dados contidos na notícia;
se admitida a notícia, apuração de situação de possível inconformidade com respeito as garantias da pessoa noticiada, pelo Assistente Externo de Compliance;
encaminhamento do resultado da apuração para a Diretoria Administrativa ou ao Presidente do Conselho de Administação, quando necessário, para decidir sobre a solução adequada e sanções cabíveis;
revisão de políticas para melhorar ou minimizar riscos de rescindivas e reforço do treinamento da equipe e demais pessoas atuantes na empresa.

Nossa política de comunicação tem como foco:

a garantia a não retaliação;
a manutenção do vínculo com a pessoa comunicante;
a conscientização dos efeitos negativos do denuncismo e das implicações legais de situações como a denunciação caluniosa, advocacia administrativa, e outras relevantes;
o respeito à pessoa noticiada, a garantia do contraditório e de seus direitos de defesa nas etapas de apuração das comunicações; e
a busca de diálogo e a mediação dos conflitos.

O presente Código de Conduta e aprovado em 28/02/2022.